Se lancer en affaires : les démarches administratives

En septembre 2020, je lançais mon entreprise de biscuits véganes et sans gluten, Ce que l’on sème.

Récemment, on m’a demandé si je pouvais créer une publication expliquant quelles étaient les formalités qu’il fallait connaître pour se partir un service comme le mien.

Pour ne pas échapper de détails, j’ai décidé d’en faire un article. Dans ce texte, j’aborde sous forme d’étapes les processus à suivre lorsqu’on démarre sa compagnie.

1. Choisir une structure d’entreprise

Au Québec, les trois types d’entreprises les plus utilisés sont l’entreprise individuelle (qu’on désigne souvent sous le nom de « travailleur autonome »), la société de personnes et la société par actions.

Entreprise individuelle : enregistrement

Société de personnes : enregistrement

Société par actions : incorporation

Du point de vue financier, le choix de la forme juridique de votre entreprise détermine vos obligations fiscales et le degré de responsabilité que vous assumerez relativement aux dettes de l’entreprise.

Il est crucial de bien connaître les caractéristiques de chaque structure afin de choisir la forme juridique qui répond le mieux à vos besoins et à ceux de votre entreprise. Pour vous familiariser avec les formes juridiques d’entreprises, je vous conseille de commencer par lire ce bref résumé sur le site de Desjardins, puis d’approfondir vos recherches sur la ou les structure(s) qui vous interpelle(nt) le plus.

Dans le cas de Ce que l’on sème, nous avions d’abord décidé de nous incorporer en tant que société par actions.

Le fameux « Inc. » (pour « incorporated ») d’une société signifie qu’elle est considérée comme une personne morale à part entière, une entité juridique distincte dont les actionnaires sont les propriétaires. Elle détient des droits, assume des obligations et possède des biens. Elle peut poursuivre et être poursuivie.

On dit que la responsabilité des actionnaires d’une société par actions est limitée à leur investissement monétaire. Par exemple, les biens des propriétaires ne peuvent être saisis si l’entreprise est poursuivie.

Par surcroît, les sociétés par actions sont régies à un taux d’imposition progressif moins élevé que le taux d’imposition des particuliers. En outre, beaucoup de dépenses sont déductibles d’impôt.

Bref, vous pouvez comprendre que cette belle liste de bénéfices juridiques et fiscaux ait fait pencher la balance du côté de la société par actions. Toutefois, nous nous sommes vite rendus compte que ce type de structure n’était pas du tout adapté à nos besoins. Les avantages de l’incorporation sont accompagnés de formalités administratives plus nombreuses, complexes et onéreuses que celles associées à l’enregistrement.

S’enregistrer ou s’incorporer?

L’article des services comptables Le chiffre d’où provient le graphique ci-haut l’explique mieux que moi :

« Dans une compagnie, tous les mouvements d’argent doivent être expliqués, et la société a l’obligation de produire un bilan, en plus de l’état des résultats. Ceci demande une compréhension de la comptabilité beaucoup plus poussée, et souvent l’aide d’un professionnel. […] Pour les déclarations de revenus, les prix sur le marché pour la récurrence annuelle passent de 500$ à 5000$. […] Si ces frais vous semblent exorbitants par rapport aux revenus anticipés, il est préférable de rester dans une forme juridique moins robuste que d’escamoter ces étapes ou de perdre son focus d’affaire à essayer de le faire soi-même. La compétence coûte cher, mais l’incompétence est encore plus dispendieuse. »

Pour cette raison, nous avons pris la décision de dissoudre notre entreprise et de nous enregistrer en tant que société en nom collectif, un sous-type de la société de personnes.

À mon avis, il s’agit d’un bon choix de structure pour les petites entreprises en démarrage. L’incorporation sera ensuite envisageable lorsque la compagnie aura atteint une certaine taille.

Si nous avions effectué toutes ces recherches plus tôt, nous aurions non seulement épargné les frais de constitution de 343$, mais surtout beaucoup de temps passé à régler des formalités.

Mais bon… on apprend de ses erreurs!

2. Enregistrer votre entreprise

Une fois le choix de structure d’entreprise effectué, il sera temps de vous immatriculer auprès du Registraire des entreprises du Québec. Le but de l’immatriculation est de regrouper toutes les informations des entreprises faisant des affaires au Québec au même endroit — le registre des entreprises. À titre de référence, le coût de la déclaration d’immatriculation des sociétés de personnes était de 54$ en 2020 — c’est ce que nous avons payé lors de notre deuxième immatriculation.

Si vous choisissez de vous incorporer, vous devrez déposer une demande de constitution au registre, et vous n’aurez pas à produire de déclaration d’immatriculation car vous serez automatiquement immatriculé par le Registraire lors de votre constitution. Cela dit, ce ne sera probablement pas à vous de vous en occuper puisqu’il est fortement recommandé de faire affaire avec un juriste (notaire ou avocat) pour l’incorporation d’une société (comptez entre 1000$ et 2000$ pour ce service, en plus des frais de constitution de 340$).

Si vos activités détiennent un caractère lucratif, l’immatriculation est obligatoire, à deux exceptions près :

• Les personnes physiques qui exploitent une entreprise individuelle sous un nom comprenant leur nom de famille et leur prénom (travailleurs autonomes);
• Les sociétés en participation (une forme peu employée de la société de personnes).

Vous devrez également vous inscrire à la CNESST si vous avez des employés rémunérés et que votre entreprise est établie au Québec. Ce n’était pas notre cas puisque mon associé et moi sommes les seules personnes à travailler pour Ce que l’on sème.

Éventuellement, vous devrez vous inscrire aux fichiers de la TPS et la TVQ de Revenu Québec. Nous n’avons pas encore eu besoin de nous y inscrire; nous serons tenus de le faire lorsque le total des revenus effectués sur une période de quatre trimestres consécutifs ou moins excèderont 30 000$.

À l’ère du numérique, il va sans dire que tous ces enregistrements peuvent être effectués en ligne. Je vous conseille vivement de noter toutes les informations que vous donnerez et que vous recevrez dans un même document. Ainsi, vous faciliterez grandement l’administration de votre entreprise.

3. Créer un compte bancaire pour vos activités

À part si vous exploitez une entreprise individuelle à votre nom, il est essentiel d’ouvrir un compte en banque exclusivement destiné aux activités de votre compagnie.

On distingue deux types de comptes bancaires : les comptes personnels et les comptes professionnels.

Si vous exploitez une entreprise incorporée, il est obligatoire d’opter pour un compte professionnel, puisque vos finances et celles de la compagnie sont complètement distinctes.

Si vous exploitez une entreprise enregistrée, vous avez le choix. Il peut être avantageux de choisir le compte personnel si l’on veut éviter les frais additionnels du compte professionnel. C’est d’ailleurs ce que nous avons fait. Outre mon compte personnel chez Desjardins, j’ai ouvert un deuxième compte personnel à la Banque nationale que j’utilise uniquement pour Ce que l’on sème. Étant donné mon statut d’étudiante en génie à temps plein, je n’ai aucun frais mensuel à débourser pour ce deuxième compte personnel.

Par la suite, il faudra vous renseigner sur la bonne façon de gérer vos finances en fonction de la forme juridique de votre entreprise. En opérant une société en nom collectif, nous devons garder la trace de tous nos revenus et de toutes nos dépenses. Pour ma part, j’utilise un compte Excel que j’ai créé à cet effet, mais je recommande l’utilisation de logiciels comme Quickbooks si la comptabilité n’est pas votre tasse de thé.

4. Déterminer les exigences en matière de permis et de licences

Selon votre secteur et les activités que vous prévoyez exercer, il se peut que vous deviez obtenir des permis et licences particuliers pour être en règle.

Par exemple, mon partenaire a dû suivre la formation obligatoire en hygiène et salubrité alimentaires de la MAPAQ pour que l’on puisse obtenir notre permis de Restauration et vente au détail. La formation qu’un de nous deux devait effectuer pour obtenir ce permis se nomme « Gestionnaire d’établissement alimentaire » et dure 12 heures. Plusieurs établissements offrent cette formation; mon partenaire a suivi la sienne en ligne auprès d’Hygiène et Salubrité Alimentaires Inc. pour le coût de 120$.

La formation se termine par un examen, qu’il faut réussir pour se voir octroyer le permis. Mon cofondateur a passé l’examen haut la main, ce qui nous a valu notre permis de Préparation générale. Les frais annuels associés à ce permis sont de 331$.

Plusieurs personnes m’ont demandé s’il était permis de se servir d’une cuisine domestique pour cuisiner les aliments destinés à la vente. C’est tout à fait possible, à condition que les aliments soient vendus aux consommateurs (et non aux détaillants, commerçants ou restaurants) et que la quantité d’aliments préparés ne dépasse pas 100 kg par mois.

Le permis de la MAPAQ et la formation en hygiène et salubrité alimentaires sont également obligatoires.

Finalement, les normes d’hygiène et de salubrité qui s’appliquent dans tous les autres établissements alimentaires doivent être respectées. Un inspecteur de la MAPAQ peut débarquer à tout moment pour vérifier que c’est bien le cas!

Conclusion

En résumé, les quatre étapes administratives essentielles lors de la création d’une entreprise sont les suivantes :

1. Choix de la forme juridique
2. Enregistrement(s)
3. Ouverture du compte bancaire
4. Acquisition des permis et licences nécessaires

Bien que toutes ces procédures peuvent paraître complexes au premier abord, nous avons la chance de vivre à une époque où l’on peut trouver énormément d’informations sur Internet. C’est comme ça que j’ai acquis toutes ces connaissances! En cas de doute, je vous encourage à vous rappeler du dicton suivant : Google is your best friend!